Preservación y Conservación

Una de las tareas principales en las tareas de digitalización es el tema de la preservación y conservación de documentos.

La necesidad de poner a disposición de los investigadores

documentos manuscritos e incunables ha permitido realizar la digitalización de documentos de carácter histórico.

Podemos resumir que los beneficios en el aspecto de la conservación y preservación:

• Evita el deterioro por el uso. La necesidad de preservar y conservar las colecciones hace que las bibliotecas restrinjan el uso público, y en colecciones sensibles como son los pergaminos, manuscritos y mapas antiguos.
• Conservación del documento. La digitalización permite conservar el documento para su disponibilidad al público, y permite prestar o imprimir copias facsimilares que pueden ser entregadas al investigador.
• Incremento en la investigación y los estudios académicos. La disponibilidad de los documentos permite que un número mayor de investigadores tengan acceso al documento, y puedan realizar estudios paleográficos sobre el documento manuscritos
• La información se encuentra más accesible, permitiendo revisar documentos que antes hubieran sido imposibles investigarlos.
• Refuerza la identidad nacional y patrimonio cultural. Es importante destacar que los sistemas de bibliotecas digitales se están utilizando mucho para preservar documentos, imágenes, audio y video que muestran la realidad cultural de las naciones.

Software de Gestión Documental

Software de gestión documental  son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos.

La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.

Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.

Tipos de Escaner

Los escáneres son dispositivos utilizados para digitalizar imágenes, esto quiere decir que a través de un láser es posible traspasar fotos, textos, ciertos espacios o incluso partes del cuerpo humano, entre otros a un gráfico de tipo digital.

De mano:

Estos dispositivos son muy económicos y prácticos. Normalmente poseen su propia tarjeta, en caso que no sea así pueden ser conectados a las impresoras de la computadora. Su resolución es muy baja, como máximo cuatrocientos PPP. Para obtener buenos resultados es necesario mucha práctica.

Escáneres planos:

También llamados escáneres de sobremesa, están formados por una superficie plana de vidrio sobre la que se sitúa el documento a escanear, generalmente opaco, bajo la cual un brazo se desplaza a lo largo del área de captura. Son utilizado para digitalizar documentos de escritorios .

Escáner con Alimentador de Hojas:

Diseñados generalmente para digitalizar grandes cantidades de documentos, normalmente escanean en blanco y negro o en escala de grises y resoluciones relativamente bajas, utilizando la misma tecnología básica que los escáneres planos, pero maximizando el rendimiento a expensas de la calidad.

Escáner de trayectoria aérea o cenital :

Permite escanear volúmenes encuadernados al igual que documentos históricos  con las hojas hacia arriba gracias a que la fuente de luz y el sensor CCD se encuentran ensamblados a un brazo de trayectoria aérea.

Procedimiento para digitalizacion de documentos

Proceso de la digitalización

Definicion de Digitalización

La digitalización es el proceso de convertir la información analógica en formato digital por medio de un escáner.

Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, microformas, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.

El objetivo de la digitalización es mejorar el acceso a los materiales. A tal fin, muchos de los materiales digitalizados pueden ser buscados a través de bases de datos en Internet.

Para que los materiales puedan ser digitalizados existen varias maneras de capturarlos: por medio de escáner, fotografía digital, grabación digital, etc. Una amplia variedad de equipamiento está disponible para ayudar en este proceso.